KOPSAVILKUMS
Laiks: 1-1,5h plānošanai, 15min-1h vienai “prāta vētras” sesijai
Nepieciešams: moderators, “prāta vētras” sesijas plāns, tāfele, rakstāmpiederumi, papīrs, līmlapiņas u.c.
Dalībnieki: Pārveides projekta vadības grupa, citas iesaistītās puses, moderators (var būt no Pārveides projekta vadības grupas)
Rezultāts: idejas pakalpojuma vai to elementu pārveidei
APRAKSTS
Mērķis un pielietojums: radīt pēc iespējas lielāku skaitu pakalpojuma pārveides ideju, no kurām efektīvākās un lietderīgākās tiks noteiktas nākamajās pakalpojuma pārveides stadijās
Realizācijas process:
- Nosakiet, kas no Pārveides projekta vadības grupas būs moderators. Moderatoram jāvada process, tas var būt pārveides projekta vadītājs vai kāds cits, kam ir šāda veida pieredze un prasmes.
- Izplānojiet “prāta vētras” sesiju tās veiksmīgai norisei. Izvērtējiet, vai sākumā nepieciešama prezentācija vai īss izklāsts dalībniekiem par ieskatiem lietotāju viedokļos. Ja dalībnieku vidū ir darbinieki no citiem departamentiem vai institūcijām, īss izklāsts dalībniekiem par ieskatiem lietotāju viedokļos obligāti nepieciešams. Prezentējiet galvenos secinājumus un lietotāju izpētes procesos identificētās problēmas. Definējiet, kuras no tām tiks izskatītas šajā sesijā.
- Kopīgi ar dalībniekiem definējiet galveno jautājumu, kuram jāmeklē iespējamie risinājumi. Vienas “prāta vētras” sesijas laikā var izskatīt vienu vai vairākus jautājumus, ja tie nav apjomīgi un sarežģīti. Ja vienas sesijas laikā tiek ģenerētas idejas vairākiem pakalpojuma aspektiem, tos jāaplūko katru atsevišķi, secīgi vienu pēc otra.
- Rekomendējams jautājumu uzdot sekojošā formā: “Kā mēs varētu..”
Piemēram:
- “Kā mēs varētu samazināt kopējo pakalpojuma sniegšanas laiku?”
- “Kā mēs varētu panākt, ka visi nepieciešamie dokumenti tiek aizpildīti bez kļūdām un nepilnībām ar pirmo reizi?”
- Aiciniet dalībniekus izteikt pēc iespējas vairāk idejas, pierakstiet tās. Mudiniet dalībniekus izteikt arī ne līdz galam noformulētas un neparastas idejas. Nepieļaujiet kritikas izteikšanu un ideju izvērtēšanu, jo sesijas mērķis ir radīt pēc iespējas vairāk ideju, nevis novērtēt tās. Dalībnieki var papildināt citu idejas. Līdzīgas idejas varat apvienot ideju grupās.
- Sesijas gala rezultātā jāiegūst to pārveides ideju saraksts, kas varētu atrisināt definētos problēmjautājumus. To novērtēšana tiks veikta nākamajā stadijā.
Jāņem vērā:
Ierobežojiet vienu “prāta vētras” sesiju laikā – ieteicamais ilgums ir 15-60 minūtes. Vienai sesijai paredzētais laiks var būt arī īsāks vai garāks, ja nepieciešams.
Grupas dalībnieki var vēlēties sesijas laikā novērtēt idejas vai kādu ideju noraidīt pavisam. Moderatora uzdevums ir nepieļaut ideju vērtēšanu un kritiku, jo “prāta vētras” sesijas galvenais mērķis ir radīt pēc iespējas vairāk ideju konkrētā jautājuma risināšanai.