Kāpēc Atbildīgai iestādei ir jāveic pēcieviešanas pārbaudes projekta īstenošanas vietā pie Finansējuma saņēmēja arī pēcieviešanas uzraudzības periodā?
Pēcieviešanas pārbaudes projekta īstenošanas vietā galvenais virsmērķis ir pārliecināties par Finansējuma saņēmēja Atbildīgajai iestādei sniegtās informācijas (piemēram, pēcieviešanas uzraudzības pārskatos vai citos informācijas pieprasījumos) faktisko atbilstību un projekta ilgtspējas faktisko situāciju.
Der zināt!!!
Papildus Atbildīgās iestādes veiktajām pēcieviešanas pārbaudēm projekta īstenošanas vietā, saskaņā ar MK noteikumos Nr.140 noteikto, pie Finansējuma saņēmēja uz projekta pārbaudi ir tiesīga ierasties arī Finanšu ministrija kā Eiropas Savienības fondu Vadošā iestāde, Valsts kase kā Eiropas Savienības fondu Sertifikācijas iestāde un Finanšu ministrijas Eiropas Savienības fondu revīzijas departaments kā Eiropas Savienības fondu Revīzijas iestāde.
Atbildīgās iestādes pienākumi un uzdevumi, kas jāievēro plānojot un veicot pārbaudi pie Finansējuma saņēmēja projektu pēcieviešanas uzraudzības laikā, pamatā ir noteikti Ministru kabineta noteikumos Nr.140, kā arī ievērojot Vadošās iestādes izdotos metodiskos norādījumus un auditoru noteiktās prasības.
Kā Atbildīgā iestāde izvēlas Finansējumu saņēmēju, kura projektam veikt pēcieviešanas pārbaudes projekta īstenošanas vietā un cik daudz?
Atbildīgā iestāde, ievērojot MK noteikumu Nr.140 noteikto, katram projektam ir noteikusi tā riska līmeni (augsts, vidējs, zems) balstoties uz noteiktiem kritērijiem vienu reizi visā projekta rezultātu saglabāšanas un ilgtspējas nodrošināšanas periodā.
Der zināt!!!
MK noteikumos Nr.140 ir noteikti šādi minimālie riska līmeņa noteikšanas kritēriji:
- Eiropas Savienības fonda projekta sarežģītības pakāpe;
- Eiropas Savienības fonda projekta atlases veids;
- Eiropas Savienības fonda projekta kopējo attiecināmo izdevumu summa;
- Finansējuma saņēmēja juridiskais statuss.
Ja pēcieviešanas uzraudzības periodā Atbildīgā iestāde konstatē pati vai tās rīcībā ir nonākusi kāda būtiska informācija, kas var ietekmēt projekta ilgtspējas nodrošināšanu un rezultātu saglabāšanu, attiecīgi var tikt mainīts projektam iepriekš noteiktais riska līmenis, izvērtējot pieejamo informāciju.
Der zināt!!!
Aicinām Finansējuma saņēmēju laicīgi vērsties Atbildīgajā iestādē un informēt par problēmām, kas var ietekmēt projekta ilgtspēju un rezultātu saglabāšanu, lai tās laicīgi risinātu un novērstu.
Pamatojoties uz noteikto projekta riska līmeni, Atbildīgā iestāde katra tekošā gada nogalē nākamajam gadam atlasa projektus, kuriem tiks veikta pēcieviešanas uzraudzības pārbaude pie Finansējuma saņēmēja, kā arī atlasītiem projektiem plāno pēcieviešanas uzraudzības pārbaudi:
- Ja projektam ir noteikts zems vai vidējs risks, piecu gadu laikā, bet ne agrāk kā otrajā gadā pēc projekta pabeigšanas, Atbildīgā iestāde veic projektu atlasi pārbaudei projekta īstenošanas vietā, izmantojot nejaušās izlases metodi atbilstoši Vadošās iestādes noteiktā procentuālajā apjomā.
- Ja projektam ir noteikts augsts risks, Atbildīgā iestāde pēcieviešanas uzraudzības pārbaudi plāno vismaz vienu reizi piecu gadu laikā, bet ne agrāk kā otrajā gadā pēc projekta pabeigšanas
Der zināt!!!
Atbildīgā iestāde var veikt pēcieviešanas uzraudzības pārbaudi projekta īstenošanas vietā arī ātrāk nekā otrajā gadā pēc projekta pabeigšanas, ja tiek identificēti būtiski trūkumi vai saņemta informācija par pārkāpumiem.
Kāda norise ir pēcieviešanas pārbaudei projekta īstenošanas vietā?
Atbildīgās iestādes gatavošanās pārbaudei
Atbildīgās iestādes pārstāvis, kurš ir deleģēts veikt pēcieviešanas pārbaudi, pirms plānotās pārbaudes, sazinās ar Finansējuma saņēmēju par plānoto pārbaudi un vienojas par konkrētu pārbaudes datumu.
Pēc vienošanās ar Finansējuma saņēmēju, bet ne vēlāk kā 5 darba dienas pirms pārbaudes veikšanas, Atbildīgā iestāde nosūta Finansējuma saņēmējam ar elektronisko parakstu parakstītu informatīvo vēstuli par plānoto pārbaudi, kurā norādīts precīzs pārbaudes datums un laiks, par kuru iepriekš ir panākta vienošanās.
Atbildīgās iestādes pārstāvis gatavojas plānotai pārbaudei, izskatot visu pieejamo dokumentāciju un informāciju.
Finansējuma saņēmēja gatavošanās pārbaudei
Finansējuma saņēmējam ir nepieciešams deleģēt atbildīgo personu, kas informē, izsniedz dokumentus, kā arī atbild uz neskaidrajiem jautājumiem pārbaudes veicējiem no Atbildīgās iestādes.
Lai efektīvāk noritētu pēcieviešanas uzraudzības pārbaude, aicinām Finansējuma saņēmēju, pirms pārbaudes, pārliecināties par sekojošo:
- vai ir pieejama visa ar projekta ieviešanu un ar pēcieviešanu saistītā dokumentācija;
- vai visa ar projektu saistītā oriģinālā dokumentācija ir nodalīta no Finansējuma saņēmēja kopīgās lietvedības un ir izsekojama trešajām personām;
- vai visa ar projektu saistītā dokumentācija ir iekļauta tekošā gada lietu nomenklatūrā un tā ir sakārtota mapēs vai arhīva kastēs, kuras noformētas atbilstoši lietu nomenklatūrai, ievērojot glabāšanas termiņu līdz 2021.gada 31.decembrim (uz mapēm norādīti lietu nosaukumi un numuri, kas sakrīt ar lietu nomenklatūrā minēto);
Aktuālajā Finansējuma saņēmēja Lietu nomenklatūrā projekta lieta ir jānorāda līdz projekta pēcieviešanas uzraudzības beigām. - vai projekta ietvaros radīto pamatlīdzekļu norakstīšana ir atbilstoši grāmatvedības prasībām un/vai uzņēmuma iekšējiem noteikumiem.
Der zināt!!!
Aicinām Finansējuma saņēmēju pirms pārbaudes pievērst uzmanību informatīvajā vēstulē minētajam, lai kvalitatīvi sagatavotos pārbaudi, sagatavojot norādītos dokumentus:
- projekta iesnieguma oriģināls;
- civiltiesiskā līguma/vienošanās par projektu īstenošanu un tā grozījumu oriģināli;
- projekta ietvaros noslēgto līgumu un to grozījumu oriģināli;
- projekta ietvaros veikto darbu, piegāžu un sniegto pakalpojumu apliecinošie dokumentu oriģināli;
- projekta ietvaros veikto maksājumu apliecinošo dokumentu (rēķinu, inženiera sertifikāta, tāmes, pieņemšanas nodošanas aktu utt.) oriģināli;
- Projekta ietvaros radīto pamatlīdzekļu uzskaites kartiņas;
- Aktuālā lietu nomenklatūra;
- Īpašumtiesību apliecinošā dokumentācija;
- Finansējuma saņēmēja iepriekšējā gada bilanci;
- Lēmumu par tarifu likmju apstiprināšanu (ja attiecināms);
- Veikto analīžu testēšanas pārskatus (ja attiecināms)
- Un cita ar projektu saistītā dokumentācija.
Pārbaudes veikšana
Atbildīgās iestādes nosūtītajā informatīvajā vēstulē par plānoto pēcieviešanas uzraudzības pārbaudi ir minēti pārbaudes veicēji, kuri ieradušies pie Finansējuma saņēmēja projekta īstenošanas vietā.
Uzsākot pārbaudi, pārbaudes veicēji izrunā ar Finansējuma saņēmēja pārstāvjiem par pārbaudes mērķi, uzdevumiem un nepieciešamajiem dokumentiem.
Der zināt!!!
Pārbaudes veicēji nepieciešamības gadījumā var lūgt nokopēt kādu dokumentu kopijas un pievienot tās pārbaudes dokumentācijai.
Pārbaudes veicējs, veicot pēcieviešanas uzraudzības pārbaudi pie Finansējuma saņēmēja, pārliecinās par šādiem jautājumiem:
- projekta dokumentācijas esamību, tā atbilstošu uzglabāšanu;
- novērtē situāciju projekta īstenošanas vietā un gūst pārliecību, ka nav iestājušās būtiskās pārmaiņas;
- ir ievērotas prasības attiecībā uz projekta publicitāti un vizuālo identitāti;
- ir ievērotas prasības attiecībā uz projektā minēto horizontālo prioritāšu ievērošanu;
- izbūvēto objektu izmantošanu tiem paredzētajiem mērķiem un saskaņā ar projekta iesniegumā noteikto izmantošanas mērķi;
- projekta ietvaros izbūvētā objekta vispārējo tehnisko stāvokli;
- u.c. atbilstoši pārbaudes mērķim un situācijai.
Noslēdzot pārbaudi, pārbaudes veicējs izrunā ar Finansējuma saņēmēja pārstāvi par pārbaudes laikā konstatēto un nepieciešamajiem uzlabojumiem, kuri ir norādīti konstatējumu apkopojumā, ja tādi ir konstatēti. Finansējuma saņēmējs iepazītas ar konstatējumu apkopojumu un apliecina to ar parakstu.
Pārbaudes rezultātu apkopošana
Pēc pārbaudes veikšanas pārbaudes veicējs pēc pēcieviešanas uzraudzības pārbaudes vai pēc pārbaudes rezultātu noteikšanai nepieciešamo dokumentu saņemšanas 20 darbdienu laikā* informē Finansējuma saņēmēju par pārbaudes rezultātiem, nosūtot ziņojumu par projekta pēcieviešanas perioda pārbaudi projekta īstenošanas vietā ar pārbaudes rezultātu:
- ja pārbaudē nav konstatētas atkāpes, kā pārbaudes rezultātu norāda „pozitīvs”;
- ja pārbaudē konstatētas atkāpes, bet tās ir iespējams novērst un tās nerada finansiālas sekas projektā, kā pārbaudes rezultātu norāda „ar iebildumiem”, vienlaikus izsakot ieteikumus to novēršanai vai norādes projekta īstenošanas uzlabošanai un to ieviešanas termiņus;
- ja pārbaudē konstatētas atkāpes, konstatēti neattiecināmi izdevumi, vai arī pārbaudē projekta īstenošanas vietā ir konstatēta iespējama neatbilstība, tad kā pārbaudes rezultātu norāda „negatīvs”.
Der zināt!!!
Ja Finansējuma saņēmējs iesniedz pieprasīto informāciju laikā, kamēr pārbaudes veicējs ir projekta īstenošanas vietā, pieprasītā papildu informācija netiek uzskatīta par pārbaudes atkāpi. Pārbaudes rezultāts ir “pozitīvs”.
Ja Finansējuma saņēmējs iesniedz pieprasīto informāciju laikā, kad tiek apkopoti pārbaudes rezultāti pārbaudes ziņojumā, iesniegtā papildu informācija tiek uzskatīta par atkāpi ar norādi, ka ir novērsta ziņojuma sagatavošanas laikā. Pārbaudes rezultāts ir “ar iebildumiem”.
Konstatēto trūkumu novēršana
Finansējuma saņēmējs pārbaudes ziņojumā norādītos termiņos iesniedz Atbildīgajā iestādē trūkumu novēršanas pierādījumus vai ja norādītā termiņā trūkumu objektīvu iemeslu dēļ nav iespējams novērst, rakstiski sazinās ar Atbildīgo iestādi, lūdzot termiņa pagarinājumu un sniedzot pagarinājuma piedāvājumu.
Finansējuma saņēmējs kā trūkumu novēršanas pierādījumus iesniedz dokumentu kopijas, fotofiksācijas, kas apliecina ziņojumā iekļauto ieteikumu novēršanu, vai uzrāda oriģinālus atbilstoši pārbaudes ziņojumā minētajiem trūkumu novēršanas pasākumiem.
Atbildīgais pārbaudes veicējs iepazīstas ar Finansējuma saņēmēja iesniegto informāciju un nosūta Finansējuma saņēmējam vēstuli par ziņojumā iekļauto ieteikumu novēršanu vai papildus nepieciešamo dokumentāciju.
Der zināt!!!
Atbildīgai iestādei ir tiesības veikt atkārtotu pēcieviešanas uzraudzības pārbaudi projekta īstenošanas vietā, ja iepriekšējā pārbaudē ir konstatētas atkāpes un atkārtota pārbaude ir nepieciešama, lai pārliecinātos, ka trūkumi ir novērsti.
Kādas kļūdas visbiežāk konstatē Atbildīgā iestāde pie Finansējuma saņēmēja?
- Tekošā gada lietu nomenklatūrā nav iekļauta visa projekta dokumentācija.
- Pēcuzraudzības laikā veiktā sarakste nav nodalīta un iekļauta projekta dokumentācijā, tā ir iestādes kopējā lietvedībā.
- Projekta dokumentācija nav pieejama vienkopus, tā nav sakārtota projektam noslēdzoties, kā rezultātā Finansējuma saņēmējs nevar atrast un uzrādīt nepieciešamo dokumentāciju.
- Pamatlīdzekļu nolietošanas termiņi neatbilst projektā/ tehniski ekonomiskajā pamatojumā plānotajam.
- Rekultivētās izgāztuvēs nav sakopta teritorija, kā rezultātā nopostīti monitoringa urbumi, jo tie nav bijuši saredzami aiz garās zāles.
- Monitoringa urbumi nav aizslēgti, tiem var brīvi piekļūt, tie ir salauzti un nav atjaunoti.
- Uz kustamajām lietām nav nodrošinātas atbilstošas vizuālās prasības (atbilstoša uzlīme).
- Uz projekta ietvaros iegādātajiem pamatlīdzekļiem nav norādīti pamatlīdzekļu numuri vai arī tie nav saskanīgi ar pamatlīdzekļu kartītēs norādīto.
Finansējuma saņēmējam detalizētāka informācija par projektu ilgtspējas nodrošināšanu ir šādās sadaļās:
Pamatinformācija par projektu ilgtspējas nodrošināšanu
Noslēgto vienošanos grozījumu veikšanas nosacījumi
Īpašumtiesības un izmaiņu aizlieguma nosacījumi
Projektu ieņēmumu nosacījumi
Faktisko pieslēgumu izveides progress
Projektu dokumentācijas uzglabāšanas nosacījumi
Projekta publicitāte un vizuālās identitātes prasības
Pēcieviešanas uzraudzības pārskati
Pārbaudes projekta īstenošanas vietā
Horizontālo prioritāšu ieviešanas prasības