Cik ilgi Finansējuma saņēmējas ir jāuzglabā ar projektu saistītā dokumentācija?
Finansējuma saņēmējam visa ar projektu saistītā dokumentācija ir jāuzglabā vismaz līdz 2021.gada 31.decembrim saskaņā ar MK noteikumu Nr. 140 22.3. apakšpunktā minētiem nosacījumiem.
Ja atbilstoši vispārējam normatīvajam regulējumam dokumentus ir ļauts glabāt īsākā termiņā, tad ir jāievēro Eiropas Savienības fondu regulējums – līdz 2021.gada 31.decembrim.
Ja atbilstoši vispārējam normatīvajam regulējumam dokumentus ir jāglabā garākā termiņā, nekā to regulē Eiropas Savienības fondu nosacījumi (līdz 2021.gada 31.decembrim), tad ievēro vispārējo normatīvo regulējumu.
Kādai dokumentācijai* ir jābūt pie Finansējuma saņēmēja līdz 2021.gada 31.decembrim?
*) dokumentu oriģināli un to atvasinājumi ar juridisku spēku
Finansējuma saņēmējam projekta lietā ir jāuzglabā vismaz šādi projekta dokumentācijas oriģināli un to atvasinājumi ar juridisku spēku:
- projekta iesniegums;
- vienošanās par projektu īstenošanu un tā grozījumi;
- iekšējās kontroles sistēmas apraksts;
- ar projekta ieviešanu saistītā iepirkumu dokumentācija (konkursu sludinājumi, informatīvie paziņojumi, konkursu nolikumi, iesniegtie pretendentu piedāvājumi, iepirkumu komisijas sēžu protokoli, lēmumi, vērtēšanas ziņojumi, u.c.);
- projekta ietvaros noslēgtie līgumi, to grozījumi un jebkura ar līgumiem saistītā korespondence;
- projekta ietvaros veikto darbu, piegāžu un sniegto pakalpojumu apliecinošie dokumenti;
- projekta ietvaros veikto maksājumu apliecinošo dokumenti (rēķini, pavadzīmes, maksājumu uzdevumi, inženiera sertifikāti, tāmes, pieņemšanas nodošanas akti, bankas kontu izdrukas utt.);
- ar projekta ieviešanu saistītā būvdarbu izpilddokumentācija (būvdarbu veikšanai nepieciešamā dokumentācija (tai skaitā tehniskais projekts, būvatļauja, veikto būvdarbu apliecinošie dokumenti, būvdarbu žurnāls, autoruzraudzības žurnāls,
- segto darbu akti u.c. būvlaukuma dokumentācija);
- projekta ietvaros radīto pamatlīdzekļu uzskaites kartiņas;
- ar projektu saistītā korespondence (iestādē ienākošā un izejošā sarakste), tai skaitā korespondence pēcieviešanas periodā;
- projekta progresa pārskati un maksājuma pieprasījumi un to pielikumi;
- ar projekta ieviešanu saistītie īpašumtiesības apliecinošie dokumenti;
- iesniegtie pēcieviešanas uzraudzības pārskati;
- un cita ar projektu saistītā dokumentācija.
Kādas prasības attiecībā uz projekta dokumentācijas atbilstošu uzglabāšanu?
Finansējuma saņēmējam ir jānodrošina vismaz šādu prasību izpilde:
- projekta dokumentācija ir nodalīta no iestādes dokumentācijas, ir izsekojama trešajām personām (lietu nomenklatūrā paredzētas atsevišķas lietas projekta dokumentācijai);
- katra gada aktuālajā lietu nomenklatūrā visā pēcieviešanas uzraudzības periodā ir iekļauti lietu numuri, kuriem ir norāde, kur tiek glabāta visa ar projekta ieviešanu un pēcieviešanu saistītā dokumentācija;
- visa ar projektu saistītā oriģinālā dokumentācija ir sakārtota mapēs, kuras noformētas atbilstoši aktuālajai lietu nomenklatūrai (uz projekta dokumentācijas mapēm vai kastēm glabāšanas termiņš ir norādīts vismaz līdz 2021.gada 31.decembrim, ir norādīti atbilstoši lietu nosaukumi un numuri);
- atsevišķas dokumentācijas (piemēram, iepirkuma dokumentācijas un būvdarbu dokumentācijas) uzglabāšana, kurai citos normatīvajos aktos ir noteikti citi termiņi, kas pārsniedz termiņu - 2021.gada 31.decembris, uzglabājami atbilstoši šo normatīvo aktu prasībām.
Kad Atbildīgā iestāde dos vērtējumu par Finansējuma saņēmēja dokumentācijas uzglabāšanas nosacījumu ievērošanu?
Visbiežāk Atbildīgā iestāde par Finansējuma saņēmēja dokumentācijas uzglabāšanas nosacījumu ievērošanas vērtējumu dos, veicot pārbaudi pie Finansējuma saņēmēja projekta īstenošanas vietā.
Vai par prasību neievērošanu varētu būt kādas finansiāla rakstura sekas?
Ja Finansējuma saņēmējs neievēro noteiktās prasības, tad Atbildīgā iestāde var pieņemt lēmumu par finanšu korekciju atbilstoši Finanšu ministrijas vadlīniju par finanšu korekcijas piemērošanu 2.pielikumā minētiem piemēriem. Detalizētāk te pie jautājuma par iespējamajām sekām.
Finansējuma saņēmējam detalizētāka informācija par projektu ilgtspējas nodrošināšanu ir šādās sadaļās:
Pamatinformācija par projektu ilgtspējas nodrošināšanu
Noslēgto vienošanos grozījumu veikšanas nosacījumi
Īpašumtiesības un izmaiņu aizlieguma nosacījumi
Projektu ieņēmumu nosacījumi
Faktisko pieslēgumu izveides progress
Projektu dokumentācijas uzglabāšanas nosacījumi
Projekta publicitāte un vizuālās identitātes prasības
Pēcieviešanas uzraudzības pārskati
Pārbaudes projekta īstenošanas vietā
Horizontālo prioritāšu ieviešanas prasības