Saskaņā ar Civilstāvokļa aktu likuma 2.panta trešo daļu un 3.1 daļu dzimtsarakstu nodaļu izveido republikas pilsētas vai novada pašvaldība. Dzimtsarakstu nodaļas darbības iecirknis ir attiecīgās republikas pilsētas vai novada administratīvā teritorija, izņemot šā panta 3.1 daļā minētos gadījumus. (3.1): „Pēc saskaņošanas ar tieslietu ministru pašvaldība vienā republikas pilsētā vai novadā var izveidot vairākas dzimtsarakstu nodaļas vai vairākas pašvaldības — kopīgu dzimtsarakstu nodaļu. Šādos gadījumos nosakāms katras dzimtsarakstu nodaļas darbības iecirknis.”
Dzimtsarakstu nodaļai jābūt ne tikai ērti pieejamai visiem attiecīgās administratīvās teritorijas iedzīvotājiem, bet ir jānodrošina nodaļas darba kvalitāte un darbinieku profesionālā kvalifikācija, panākot kvalitatīvu pakalpojumu nodrošināšanu iedzīvotājiem. Novada dome nosaka katras dzimtsarakstu nodaļas darbinieku skaitu un viņu atalgojumu.
Ieteicams veidot vienu dzimtsarakstu nodaļa novadā. Vairāku dzimtsarakstu nodaļu izveidošana var būt aktuāla tajos novados, kur apvienojas vairākas pilsētas un pagasti.
Atbilstoši Civilstāvokļa aktu likuma (turpmāk – Likums) 3.panta pirmajai daļai pēc saskaņošanas ar Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departamentu novada dome ieceļ amatā dzimtsarakstu nodaļas vadītāju. Par dzimtsarakstu nodaļas vadītāju var būt tikai Latvijas pilsonis, kuram ir augstākā izglītība un kura personiskās un profesionālās īpašības atbilst šim amatam (Likuma 3.panta otrā daļa). Nodaļas darbiniekus pieņem darbā attiecīgā pašvaldība (Likuma 3.panta pirmā daļa). Par dzimtsarakstu nodaļas darbinieku var būt tikai Latvijas pilsonis, kura personiskās un profesionālās īpašības atbilst šim amatam (Likuma 3.panta otrā daļa).
Saskaņā ar pašvaldības lēmumu dzimtsarakstu nodaļas vadītāja pienākumus pilda cits dzimtsarakstu nodaļas darbinieks šādos gadījumos (Likuma 3.panta ceturtā daļa):
1) vadītājs slimības vai cita pamatota iemesla dēļ nav ieradies darbā;
2) civilstāvokļa akta reģistrācija vai laulības noslēgšana attiecas uz pašu vadītāju, viņa laulāto, radiniekiem līdz ceturtajai pakāpei un svaiņiem līdz trešajai pakāpei, viņa adoptētājiem vai adoptētajiem, uz vadītāja vai viņa laulātā aizbildnībā vai aizgādnībā esošām personām;
3) vadītājs ir reģistrējamā fakta paziņotājs.
Republikas pilsētas vai novada pašvaldība var uzdot dzimtsarakstu nodaļas vadītāja pienākumus veikt kādam no pašvaldības darbiniekiem, kurš atbilst šā panta otrās daļas prasībām (Likuma 3.panta piektā daļa).
Līdz novada dzimtsarakstu nodaļas izveidošanai, bet ne ilgāk kā līdz 2009.gada 30.decembrim darbu turpina pagastu un pilsētu dzimtsarakstu nodaļas (Likuma Pārejas noteikumu 6.punkts). Pēc tam, kad darbu uzsāks jaunā nodaļa, pagastu un pilsētu dzimtsarakstu nodaļas savu darbu pārtrauks. Savlaicīgi jāizveido komisija ne mazāk kā trīs cilvēku sastāvā lietu dokumentu esības un fiziskā stāvokļa dokumentēšanai un nodošanai novada dzimtsarakstu nodaļai. Dokumentu nodošanas un pieņemšanas aktus sastāda trijos eksemplāros. Vienu eksemplāru nodod novada dzimtsarakstu nodaļai, otru nodod Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departamentam, bet trešo eksemplāru attiecīgajam zonālajam Valsts arhīvam.