Izstrādājot priekšlikumus novada pašvaldības dzimtsarakstu nodaļas izveidošanai, jāņem vērā Civilstāvokļa aktu likums, Ministru kabineta 2005.gada 29.novembra noteikumi Nr.904 „Noteikumi par civilstāvokļa aktu reģistrācijas kārtību, civilstāvokļa aktu reģistru paraugiem, reģistru glabāšanas kārtību un termiņiem, kā arī to dokumentu paraugiem, kurus izsniedz, pamatojoties uz reģistru ierakstiem” un citi tiesību akti.

Ieteicams veidot vienu dzimtsarakstu nodaļu novadā, kuras darbības iecirknis sakrīt ar novada pašvaldības administratīvās teritorijas robežām. Pēc saskaņošanas ar tieslietu ministru vienā novadā var izveidot vairākas dzimtsarakstu nodaļas. Tikai šajā gadījumā jāievēro, ka dzimtsarakstu nodaļai jābūt ērti pieejamai visiem novada administratīvās teritorijas iedzīvotājiem.

Vairāku dzimtsarakstu nodaļu izveidošana var būt aktuāla tajos novados, kur apvienojas vairākas pilsētas un pagasti.

Aktuāls ir jautājums par katras dzimtsarakstu nodaļas darbinieku skaitu. Nodaļas darbiniekus pieņem darbā attiecīgā pašvaldība.

Līdz novada dzimtsarakstu nodaļas izveidošanai, bet ne ilgāk kā līdz 2009.gada 30.decembrim, darbu turpina jau esošās pagastu un pilsētu dzimtsarakstu nodaļas.Pēc tam pagastu un pilsētu dzimtsarakstu nodaļas savu darbu pārtrauc.