Publicēts: 28.04.2020.

Elektroniskais dokuments (e-dokuments) ir dokumenta elektroniskā forma ar papīra dokumentam līdzvērtīgu juridisko spēku.

Jau šobrīd visus dokumentus, ko iedzīvotāji un uzņēmēji iesniedz iestādēs papīra veidā, var iesniegt daudz ērtākā un ātrākā - e-dokumentu veidā (piem., nosūtot pa e-pastu), kas arī izmaksu ziņā ir izdevīgāks risinājums.

E-dokumenta pielietojums
E-dokumentam ir universāls pielietojums darbību un darījumu veikšanai kā iedzīvotājiem, tā arī uzņēmējiem un valsts un pašvaldību iestādēm. E-dokuments līdzīgi kā papīra dokuments, ir izmantojams arī pierādījuma iesniegšanai kompetentām iestādēm.

Elektronisko dokumentu likums (EDL) nosaka, ka valsts pārvaldes un pašvaldības pieņem e-dokumentus no fiziskām un juridiskām personām, līdz ar to ikviena rakstiski iesniedzama informācija vai pieprasījums valsts un pašvaldību iestādēm var tikt iesniegts attālināti, izmantojot e-dokumentu. E-dokuments var ietvert informācijas un izziņu pieprasījumus no iestādēm, iesniegumus atļauju, sertifikātu un licenču saņemšanai, kā arī atskaišu, pārskatu un statistikas iesniegšanu.

Lai elektroniskais dokuments būtu ar juridisko spēku:

  • tas jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu (vai elektronisko parakstu, ja puses par e-dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu ir vienojušās rakstveidā);

  • tam jāpievieno laika zīmogs (EDL noteiktajos gadījumos);

  • tam ir jābūt noformētam atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajām dokumentu noformēšanas prasībām.

E-dokumentu izmantošanai nepieciešamais nodrošinājums:

Lasīt vairāk „Kas ir elektroniskais paraksts?”

Atceries! Ja izlem e-dokumentu sūtīt izmantojot e-pastu, tad, lai e-pasta saņēmējs zinātu, ka sūti tam e-dokumentu, e-pasta tekstā aicinām iekļaut norādi šādu tekstu:

Šī e-pasta pielikumā Jums tiek sūtīts ar drošu elektronisko parakstu parakstīts elektroniskais dokuments.

Lai to atvērtu, izmantojiet tam paredzēto bezmaksas sīklietotni „pārbaudīt eDokumentu” tīmekļa vietnē www.eparaksts.lv.

Ievērojot Ministru kabineta 28.06.2005. noteikumu Nr.473 „Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām” 17.punkta prasības, lūdzam Jūs 1 darbdienas laikā nosūtīt paziņojumu par elektroniskā dokumenta saņemšanu.

Elektroniskā dokumenta datnes formāts ir *.edoc, vai *.pdf (ja parakstīts ir *.pdf).

E-dokumentu izmantošanas ieguvumi:

  • ērtāk - nav jāiet uz iestādi, lai aiznestu dokumentu, tā vietā tiek izmantots e-pasts;

  • lētāk - papīra dokumenta sagatavošanas, transporta vai pasta pakalpojumu izdevumi, kā arī iestādē pavadītais laiks būs dārgāks kā e-dokumenta sagatavošanas un nosūtīšanas izmaksas;

  • ātrāk - e-dokumenta nogādāšana adresātam un tā saņemšana notiek tūlītēji;

  • pieejamāk - nav jārēķinās ar iestāžu darba laiku, e-dokumentus iespējams iestādei nosūtīt 24h;

  • netiek piesārņota vide - netiek drukāti papīra dokumenti, tiek veicināta ekonomiska resursu izmantošana.

Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas pārziņā esošā Valsts reģionālās attīstības aģentūra 2009.gadā uzsāka realizēt projektu „Publiskās pārvaldes dokumentu pārvaldības sistēmu integrācijas vides izveide”.

Projekta mērķis ir izveidot vienotu vidi publiskās pārvaldes e-dokumentu apritei, kas nodrošinās unificētu, sadarbspējīgu, drošu un automatizējamu e-dokumentu apriti starp publiskās pārvaldes iestādēm. Projekta ietvaros definētās minimālās e-dokumentu izstrādes prasības un izstrādātā integrācijas vide ļaus samazināt manuālo darbību nepieciešamību publiskās pārvaldes iestāžu dokumentu aprites (t.sk. arhivēšanas) nodrošināšanai, tādējādi vidējā termiņā un ilgtermiņā optimizējot šos procesus gan saziņas ātruma un drošības, gan darbaspēka resursu efektīvas izmantošanas, gan arī izmaksu efektivitātes ziņā. Skatīt vairāk.